Persónuverndarstefna BrainBox

BrainBox leggur áherslu á að fara vel með persónuupplýsingar. Þessi stefna útskýrir hvaða upplýsingar BrainBox vinnur með, í hvaða tilgangi og hvaða réttindi einstaklingar hafa.

BrainBox er rekið af Brainbox ehf., kt. 440298-2739. Fyrirspurnir um persónuvernd má senda á brainbox@brainbox.is.

Hvaða upplýsingar vinnum við með?

BrainBox vinnur fyrst og fremst með upplýsingar sem einstaklingar, fyrirtæki eða stofnanir láta okkur sjálf í té, til dæmis:

• nafn
• netfang
• símanúmer
• vinnustað eða hlutverk, ef það á við
• skráningarupplýsingar vegna námskeiða, vinnustofa eða funda
• samskipti við BrainBox, svo sem tölvupósta og fyrirspurnir
• greiðslu- og reikningsupplýsingar þegar þjónusta er keypt
• upplýsingar sem þátttakandi deilir sjálfur í tengslum við námskeið eða verkefni

Á opinberum síðum vefsins notar BrainBox Plausible Analytics til að fá samanteknar vefmælingar. Mælingarnar geta meðal annars náð til slóðar síðu, tilvísunar, herferðarmerkinga (UTM), tegundar vafra og stýrikerfis, tækjaflokks og áætlaðrar staðsetningar á borð við land, svæði og borg. Plausible geymir hvorki hráar IP-tölur né hráan notandastreng vafrans.

Tilgangur vinnslu

BrainBox notar persónuupplýsingar til að:

• svara fyrirspurnum
• halda utan um skráningu á námskeið, vinnustofur, fundi og verkefni
• senda þátttakendum nauðsynlegar upplýsingar fyrir, á meðan og eftir námskeið
• gefa út reikninga, halda bókhald og uppfylla lagaskyldur
• veita þjónustu og eftirfylgni vegna námskeiða eða verkefna
• bæta námskeið, þjónustu og samskipti
• skilja almenna notkun opinberra síðna vefsins og bæta efni og framsetningu þeirra
• senda fréttir, upplýsingar um framhaldsnámskeið eða annað kynningarefni ef samþykki, viðskiptasamband eða önnur viðeigandi heimild liggur fyrir

Lagagrundvöllur

Vinnsla persónuupplýsinga byggist eftir atvikum á:

• samningi eða ráðstöfunum áður en samningur er gerður, til dæmis þegar einstaklingur skráir sig á námskeið eða biður um tilboð
• lagaskyldu, til dæmis vegna reikninga, bókhalds og skattskila
• lögmætum hagsmunum BrainBox, til dæmis við eðlileg samskipti, þjónustu, öryggi, rekstur og persónuverndarmiðaðar, samanteknar vefmælingar
• samþykki, til dæmis ef einstaklingur skráir sig sérstaklega á póstlista eða samþykkir ákveðnar vefkökur

Vegna vefmælinga felast lögmætir hagsmunir BrainBox í því að skilja almenna notkun opinberra upplýsingasíðna, meta árangur merktrar kynningar og bæta efni og framsetningu vefsins. Vinnslan er takmörkuð við samanteknar, persónuverndarmiðaðar mælingar og er hvorki notuð til að mynda persónusnið né til að tengja heimsóknir við viðskipti einstaklinga.

Hver fær aðgang að upplýsingum?

BrainBox selur ekki persónuupplýsingar til þriðja aðila.

Upplýsingar kunna að vera unnar af þjónustuaðilum sem BrainBox notar í rekstri, svo sem tölvupóstþjónustu, vefhýsingu, bókhaldskerfi, greiðsluþjónustu, skjalavistun eða öðrum tæknilegum þjónustum. Slíkir aðilar eiga aðeins að vinna með upplýsingarnar í þeim tilgangi að veita BrainBox þjónustu.

Plausible Insights OÜ vinnur vefmælingargögn fyrir BrainBox sem vinnsluaðili. Gögn gesta eru unnin og vistuð innan Evrópusambandsins.

Ef námskeið eða verkefni er skipulagt í samstarfi við fyrirtæki, stofnun eða félag getur þurft að miðla nauðsynlegum upplýsingum um skráningu eða þátttöku til þess samstarfsaðila.

Varðveisla

BrainBox varðveitir persónuupplýsingar ekki lengur en þörf er á miðað við tilgang vinnslunnar.

Samskipti og skráningarupplýsingar eru geymd á meðan nauðsynlegt er til að veita þjónustu, sinna eftirfylgni og verja eðlilega hagsmuni BrainBox. Reikningar og bókhaldsgögn eru varðveitt eins lengi og lög krefjast.

Réttindi einstaklinga

Einstaklingar geta óskað eftir upplýsingum um hvaða persónuupplýsingar BrainBox vinnur um þá. Eftir atvikum geta þeir einnig átt rétt á að fá upplýsingar leiðréttar, fá þeim eytt, takmarka vinnslu, mótmæla vinnslu eða fá upplýsingar afhentar á stafrænu formi.

Þegar vinnsla byggist á lögmætum hagsmunum geta einstaklingar mótmælt henni vegna aðstæðna sinna. BrainBox tekur slíkar beiðnir til skoðunar í samræmi við gildandi persónuverndarlög.

Ef vinnsla byggist á samþykki má draga samþykkið til baka hvenær sem er. Afturköllun samþykkis hefur ekki áhrif á vinnslu sem fór fram áður en samþykki var dregið til baka.

Beiðnir um réttindi eða spurningar um persónuvernd má senda á brainbox@brainbox.is.

Einstaklingar geta einnig sent kvörtun til Persónuverndar ef þeir telja að vinnsla persónuupplýsinga brjóti gegn lögum.

Fréttir og kynningarefni

BrainBox kann að senda þátttakendum nauðsynlegar upplýsingar sem tengjast námskeiði eða þjónustu sem þeir hafa skráð sig í, til dæmis undirbúning, breytingar, námsefni og eðlilega eftirfylgni.

Fréttir, upplýsingar um ný námskeið, framhaldsnámskeið eða annað kynningarefni eru aðeins sendar þegar viðeigandi heimild liggur fyrir. Viðtakendur geta alltaf afþakkað slíkar sendingar.

Öryggi

BrainBox leitast við að vernda persónuupplýsingar með viðeigandi tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum. Aðgangur að upplýsingum er takmarkaður við þá sem þurfa á honum að halda vegna reksturs, þjónustu eða lagaskyldu.

Vefkökur og vefmælingar

BrainBox kann að nota nauðsynlegar vefkökur til að vefurinn virki rétt. Vefmælingar með Plausible nota hvorki vefkökur, skyndiminni vafra, staðbundna geymslu né önnur varanleg auðkenni. Hráar IP-tölur og hrár notandastrengur vafrans eru ekki vistuð.

Til að telja einstaka gesti innan sama dags reiknar Plausible tímabundið auðkenni úr IP-tölu og upplýsingum um vafra ásamt gildi sem breytist daglega. Hrá IP-tala og upplýsingar um vafra eru ekki vistaðar og daglega gildinu er eytt innan 24 klukkustunda.

Vefmælingarnar eru aðeins virkar á tilteknum opinberum upplýsingasíðum. Þær eru ekki virkar á stjórnborði, skráningarformi, greiðslusíðum eða staðfestingarsíðum. BrainBox hefur ekki virkjað sjálfvirka mælingu á smellum út af vefnum, niðurhali eða innsendingum eyðublaða. Nöfn, netföng og annað sem slegið er inn í eyðublöð eru ekki send til Plausible og heimsóknir eru ekki tengdar við skráningar, pantanir eða greiðslur í kerfum BrainBox.

Þegar vefmælingar eru virkar eru samantekin vefmælingagögn varðveitt í Plausible í allt að þrjú ár samkvæmt fyrirhugaðri þjónustustillingu BrainBox. Nánari upplýsingar um vinnslu Plausible eru í gagnastefnu Plausible.

Breytingar

BrainBox getur uppfært þessa persónuverndarstefnu eftir því sem þjónusta, vefur eða lagakröfur breytast. Nýjasta útgáfa skal hverju sinni vera aðgengileg á vef BrainBox.